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Date: 11/05/2020

E2A expert vous informe : Approuver les comptes 2019 de votre SARL, rallongement des délais avec le Covid 19 !

 

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Face aux mesures de confinement auxquelles notre pays est confronté, les règles de tenue des AG et d’approbation des comptes ont été temporairement assouplies.

En raison des restrictions de déplacements et de regroupements de personnes qu’impose la crise sanitaire du Covid-19, la réunion des associés en assemblée et le respect des délais applicables semblent, cette année, impossibles. C’est pourquoi les règles impératives habituelles ont été réaménagées.

Neuf mois pour approuver les comptes

En temps normal, dans les 6 mois

Les associés doivent, en principe, approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, c’est-à-dire au plus tard le 30 juin 2020 pour une SARL ayant clôturé son exercice au 31 décembre 2019. Si le gérant ne peut pas réunir les associés dans ce délai, il peut demander une prorogation auprès du président du tribunal de commerce, mais il doit le faire avant l’expiration des 6 mois.

Exceptionnellement, 3 mois supplémentaires

Exceptionnellement, dans les SARL ayant clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et, a priori, le 24 juin 2020, les délais de convocation des associés et d’approbation des comptes annuels sont prorogés de 3 mois (sauf pour les sociétés dotées d’un commissaire aux comptes ayant émis son rapport avant le 12 mars 2020). En pratique, une SARL qui a clôturé son exercice au 31 décembre 2019 a donc jusqu’au 30 septembre 2020.

Sont donc prorogés tant les délais en amont, tels que l’établissement des comptes et leur mise à disposition aux personnes concernées, que les délais en aval, notamment la publication des comptes au greffe.

Toujours une décision collective

L’approbation des comptes est de la compétence exclusive de la collectivité des associés. Quand bien même il détiendrait la majorité des parts, le gérant n’a pas ce pouvoir seul. Le fait de ne pas soumettre les comptes annuels aux associés chaque année est passible de 9 000 € d’amende.

Outre l’approbation des comptes, l’affectation des résultats et le quitus au gérant, cette consultation annuelle est généralement mise à profit pour demander aux associés de délibérer notamment sur : la nomination du gérant ou le renouvellement de son mandat, la modification de la rémunération de la gérance, l’éventuelle nomination ou le renouvellement du mandat d’un commissaire aux comptes, l’approbation de conventions réglementées, l’autorisation préalable du gérant pour certaines opérations importantes prévues par les statuts.

Trois façons d’approuver les comptes

Habituellement, une assemblée est obligatoire

En temps normal, dans une SARL, l’approbation des comptes a nécessairement lieu lors d’une assemblée, c’est-à-dire une réunion à laquelle tous les participants (associés ou leurs représentants) sont présents physiquement. Une assemblée des associés doit se tenir effectivement. Le procès-verbal d’une assemblée qui s’est seulement tenue sur le papier constitue un faux en écriture passible de 3 ans de prison et de 45 000 € d’amende.

Deux dérogations temporaires

Sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, ni ne puisse s’y opposer, les associés sont exceptionnellement autorisés, cette année, à délibérer par conférence audiovisuelle ou téléphonique. Alors que ce mode de consultation est, en principe, proscrit dans les SARL lorsqu’il s’agit d’approuver les comptes, les associés peuvent avoir exceptionnellement aussi recours cette année à la consultation écrite.

Cette faculté est ouverte pour toutes les assemblées, quel que soit leur objet, prises entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020 (sauf prorogation éventuelle, mais pas au-delà du 30 novembre 2020). Les assemblées, qui n’ont pas encore été réunies au 12 mars 2020 et qui doivent statuer sur les comptes de l’exercice clos au 31 décembre 2019, sont donc concernées.

Les préparatifs

Outre l’inventaire, le gérant doit établir les comptes annuels à la clôture de l’exercice (bilan, compte de résultat et annexe). Toutefois sont dispensées d’annexe les micro-entreprises au sens comptable (celles ne dépassant pas deux des trois seuils suivants : 350 000 € de total de bilan, 700 000 € de chiffre d’affaires net et 10 salariés). Par ailleurs le gérant doit éventuellement établir un rapport de gestion ; les petites entreprises au sens comptable (celles ne dépassant pas deux des trois seuils suivants : 6 M€ de total de bilan, 12 M€ de chiffres d’affaires net, 50 salariés) en sont dispensées.

Le gérant fait ensuite le point sur les documents à transmettre aux associés et les décisions qu’il leur soumettra. Puis, il détermine les conditions dans lesquelles les associés approuveront les comptes.

Convoquer les associés

Le gérant d’une SARL doit en principe convoquer chaque associé par lettre recommandée AR au moins 15 jours avant la date fixée pour la réunion (sauf délai statutaire plus long). Il doit y joindre les documents habituels, à savoir principalement : les comptes annuels, l’éventuel rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, voire le rapport sur les conventions réglementées et une formule de procuration.

C’est au gérant d’aviser les associés et, le cas échéant, le commissaire aux comptes, lors de la convocation, des conditions dans lesquelles ils pourront participer à l’assemblée et voter.

Convocation électronique

Il est aussi possible d’envoyer les convocations par mail, sous conditions. Le gérant doit d’abord soumettre cette proposition aux associés par voie postale ou mail. Chacun peut alors donner son accord écrit de la même façon, au plus tard 20 jours avant la date de la réunion. En cas d’accord, la convocation électronique ainsi que les documents joints sont transmis à l’adresse électronique indiquée par l’associé. Ce moyen sera privilégié en cette période de crise.

Convocation effectuée avant la crise du Covid-19

Si l’assemblée a déjà été convoquée avant les mesures de confinement et que sa réunion doit avoir lieu après le 12 mars 2020, le gérant peut appliquer les mesures dérogatoires de délibération des associés. Il doit alors en informer les associés par tous moyens au moins 3 jours ouvrés avant la date prévue de l’assemblée. Les formalités déjà accomplies n’ont pas à être renouvelées mais celles restant à accomplir doivent être effectuées.

Tenir la réunion

La réunion est en principe présidée par le gérant. S’il n’est pas associé, c’est l’associé qui possède ou représente le plus grand nombre de parts. Si deux associés sont dans la même situation et que tous les deux acceptent, c’est le plus âgé qui préside.

Débats

Le gérant doit répondre aux questions posées par écrit par les associés durant les 15 jours précédant la réunion. Un résumé des réponses doit figurer au P-V. Des questions orales sont admises lors de l’AG. Toutefois, le droit de tout associé de participer librement à la discussion ne peut être exercé de manière abusive. C’est au président d’écarter les propos sans rapport avec l’ordre du jour ou de nature à troubler systématiquement le déroulement normal de l’assemblée. S’il y a lieu, il fera ratifier sa décision par un vote spécial.

Délibérations à distance

Le recours à la visioconférence doit garantir l’intégrité et la qualité des débats par la retransmission continue et simultanée des délibérations. Cela suppose de disposer des moyens techniques et technologiques adéquats. Pour pouvoir échanger par téléphone et exercer leur droit de vote, les associés doivent s’identifier au moyen d’un code fourni préalablement à la tenue de l’assemblée.

Organiser le vote

Chaque associé dispose d’un nombre de voix égal au nombre de parts qu’il possède. Tous les associés présents et chaque mandataire participent au vote. En cas de parts démembrées, c’est l’usufruitier qui vote l’affectation des bénéfices.

À défaut de précision dans les statuts, c’est au président, en accord avec l’assemblée, de fixer le mode de scrutin. Le vote à main levée est le procédé le plus fréquent.

Vote électronique

Sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, le gérant peut décider que les associés voteront par des moyens électroniques de télécommunication. Dans ce cas, la société doit aménager un site exclusivement consacré à ce vote. Les associés ne peuvent accéder à ce site qu’après s’être identifiés au moyen d’un code fourni au préalable.

Majorité requise

Il n’existe pas de quorum pour les assemblées annuelles relatives à l’approbation des comptes. Sur première consultation, la majorité requise est, sauf si les statuts prévoient une majorité plus élevée, de la moitié des parts plus une. Si cette majorité absolue n’est pas obtenue, et sauf disposition statutaire contraire, les associés sont convoqués une seconde fois et la majorité est alors égale à la moitié des voix émises plus une.

Vote à distance

Les associés qui participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle à l’assemblée sont réputés présents pour le calcul de la majorité.

Se prononcer sur les comptes

L’assemblée n’est pas obligée d’accepter tels quels, ou à défaut, de rejeter globalement les comptes présentés par le gérant. Elle peut éventuellement les redresser. En revanche, dès qu’un bilan a été approuvé par l’AG, il constitue un arrêté des comptes qui ne peut être rectifié qu’en cas d’erreur ou omission.

Quitus au gérant

L’approbation des comptes est presque toujours suivie du vote d’un quitus au gérant pour l’accomplissement de son mandat. Cela n’a cependant pas pour effet d’éteindre une éventuelle action en responsabilité pour une faute qu’il aurait commise dans l’exécution de son mandat.

Procès-verbal

Le P-V de l’AG est établi sur un registre spécial, côté et paraphé et signé par le gérant et, le cas échéant, le président de séance si le gérant n’est pas associé. Depuis le 4 novembre 2019, le gérant peut choisir de tenir ce registre de manière dématérialisée. Un P-V établi sous forme électronique doit être signé au moyen d’une signature électronique répondant à des exigences techniques spécifiques.

Affectation des résultats

L’approbation des comptes conditionne la seconde étape de l’assemblée annuelle : les associés statuent sur l’affectation proposée par le gérant et sur celle à donner aux résultats positifs (bénéfices) ou négatifs (pertes) de l’exercice.

Affectation des bénéfices

La distribution de dividendes n’est envisageable qu’après constatation d’un bénéfice distribuable correspondant au bénéfice de l’exercice diminué des pertes antérieures ainsi que des sommes à porter en réserve et augmenté du report bénéficiaire. Les sommes distribuables incluent en sus les réserves dont l’assemblée à la disposition. Cependant les dividendes sont prélevés en priorité sur le bénéfice distribuable de l’exercice.

C’est à l’assemblée, ou à défaut au(x) gérant(s), de décider des modalités de paiement des dividendes qui doit avoir lieu au plus tard 9 mois après la clôture de l’exercice. Le président du tribunal de commerce peut prolonger ce délai sur requête du gérant.

Abus de droit

Les associés sont libres de décider, malgré l’existence d’un résultat ou de réserves distribuables, de ne pas distribuer de dividendes. En cas de litige entre associé(s) minoritaire(s) et majoritaire(s), l’abus de majorité sera reconnu seulement si la preuve est rapportée que la décision de mettre les bénéfices en réserve a été prise contrairement à l’intérêt social et dans l’unique dessein de favoriser les majoritaires au détriment des minoritaires.

Affectation des pertes

Une société soumise à l’IS qui dégage un déficit fiscal au titre d’un exercice peut, soit le reporter en avant afin de l’imputer sur les bénéfices des exercices suivants, soit opter pour le report en arrière de ce déficit.

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Dépôt des comptes au greffe

Dans le mois qui suit l’approbation (2 mois si le dépôt à lieu en ligne), toute SARL doit en déposer un exemplaire au greffe pour annexion au RCS :

-les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, voire d’autres documents si la SARL fait partie d’un groupe ;

-la proposition d’affectation du résultat soumise à l’AG et la résolution votée.

En cas de non-dépôt

Outre le risque d’amende pénale de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive), ne pas déposer les comptes peut déboucher sur une injonction de faire, sous astreinte, du président du tribunal de commerce. Il peut aussi désigner un mandataire chargé d’effectuer ce dépôt à la place du gérant.

Investigation

Le président du tribunal peut aussi convoquer le gérant afin de l’interroger sur la situation économique et financière de la société. Si le gérant ne répond pas, le président pourra se procurer ces informations notamment auprès de l’éventuel commissaire aux comptes, des administrations, des organismes de sécurité sociale et du service chargé de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement.

Informations protégées

Le greffier et l’INPI sont tenus de délivrer à tout requérant la copie ou l’extrait des actes annexée au RCS.

Toutefois, les micro-entreprises au sens comptable peuvent déclarer que les comptes déposés ne seront pas rendus publics. Les autorités judiciaires et administratives ainsi que la Banque de France y ont cependant toujours accès.

Les petites entreprises au sens comptable bénéficient de cette option de confidentialité, mais juste pour leur compte de résultat.

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