🗂️ Bien gérer vos documents, c’est plus qu’une simple formalité
En entreprise, on classe souvent les papiers par automatisme, sans toujours connaître les règles précises. Pourtant, respecter les bons délais de conservation est bien plus qu’une simple contrainte administrative. C’est un levier de conformité, de réactivité et de performance. Voici un guide clair pour comprendre quoi conserver, combien de temps, et pourquoi.
✅ Protégez-vous en cas de contrôle
Lors d’un contrôle fiscal ou social, les autorités exigent la production rapide de certains documents. En les ayant conservés selon les durées légales, vous évitez les litiges, les amendes ou les reconstitutions coûteuses
📚 Liste des délais de conservation à connaître
📄 Documents civils et commerciaux
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Contrats commerciaux et conventions : 5 ans
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Documents bancaires : 5 ans
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Documents de transport de marchandises : 5 ans
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Factures (clients et fournisseurs) : 10 ans
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Correspondances commerciales (bons de commande, livraison, etc.) : 10 ans
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Déclarations en douane : 3 ans
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Propriété intellectuelle (brevets, marques, etc.) : 5 ans après la fin de protection
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Actes immobiliers (acquisition/cession) : 30 ans
📚 Documents comptables
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Livres et registres comptables (journal, grand livre…) : 10 ans
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Pièces justificatives (factures, bons, relevés bancaires) : 10 ans
💼 Documents fiscaux
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Déclarations et pièces fiscales : 6 ans
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En cas de fraude ou manquement grave : jusqu’à 10 ans
⚠️ Non-respect = amende jusqu’à 10 000 € (CGI art. 1734)
📑 Documents sociaux et juridiques
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Statuts de la société : à conserver 5 ans après radiation
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Comptes annuels, bilans, annexes : 10 ans
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Convocations, feuilles de présence, rapports AG/CA : 3 ans
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Registres titres & mouvements, PV AG/CA : 5 ans après usage
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Traités de fusion, actes liés à la vie sociale : 5 ans
👥 Documents liés au personnel
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Contrats de travail, soldes de tout compte, salaires : 5 ans
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Bulletins de paie (papier ou électronique) : 5 ans
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Registre unique du personnel : 5 ans après départ du salarié
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Documents charges sociales / taxe sur salaires : 3 ans
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Suivi du forfait jours / horaires / astreintes : 1 à 3 ans
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Déclarations AT, inspections du travail, CHSCT : 5 ans
Bonnes Pratiques à Adopter
Les entreprises doivent mettre en place des procédures claires pour la collecte du consentement et la conservation des documents. Cela inclut une information régulière des salariés, la mise à jour des consentements et une gestion documentaire rigoureuse pour respecter les délais légaux.
Après la Fin du Contrat
Même après la fin du contrat de travail, certaines obligations perdurent, notamment concernant l’utilisation de l’image du salarié. Le consentement reste une condition sine qua non pour toute utilisation post-contractuelle.
Recours en Cas de Litige
Les salariés ayant le sentiment que leur droit a été bafoué peuvent saisir les prud’hommes pour faire valoir leurs droits et obtenir réparation.
📌 En résumé
Mieux vaut classer utile que conserver à l’aveugle. En respectant les délais légaux de conservation, vous gagnez en efficacité, vous libérez de l’espace, et surtout, vous respectez vos obligations.
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Pour plus d’informations concernant cet article, rendez-vous sur le site du Gouvernement.
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