Recourir au télétravail, mode d’emploi

Télétravail

En raison de la crise sanitaire, le télétravail s’est temporairement imposé aux entreprises dans certains secteurs d’activité. Alors, si votre entreprise y trouve un intérêt, pourquoi ne pas continuer à y recourir d’une façon ou d’une autre ?

Le télétravail peut s’avérer être une opportunité côté employeur et côté salarié. À la clé pour l’entreprise; gain de productivité, réduction de coûts et motivation des équipes. C’est aussi devenu un argument de recrutement et un outil de négociation, au même titre que le salaire. Autant d’éléments qui font qu’aujourd’hui, pour tous les postes de travail qui s’y prêtent, il est pertinent de réfléchir à la mise en place du télétravail, au moins de façon partielle.

 

Télétravail, où en est-on?

 

Levier majeur de la continuité du fonctionnement des entreprises depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail occupait toujours, début 2022, une place centrale. Au 3 janvier, toujours sanctions financières à la clé, le « protocole sanitaire en entreprise » défini par les pouvoirs publics l’imposait encore aux employeurs qui devaient prévoir 3 voire 4 jours de télétravail par semaine pour les postes qui le permettaient.

Depuis le 2 février 2022, cette injonction s’est transformée en préconisation : le recours au télétravail n’est plus présenté comme obligatoire mais seulement « recommandé », tout en soulignant qu’il reste un outil de prévention des risques liés au Covid-19.

Dans ce contexte, recourir au télétravail est une décision qui vous appartient à nouveau. À vous d’en fixer les modalités dans votre entreprise, sachant que le protocole sanitaire ne prévoit pas de « dose minimale recommandée » de télétravail. Formaliser le recours au télétravail implique aujourd’hui de respecter à la fois les règles fixées par le code du travail qui s’imposent à tous les employeurs et par l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 seulement si vous relevez d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME, UPA), sachant que cet ANI a été complété par des recommandations via l’ANI du 26 novembre 2020 intitulé « pour une mise en œuvre réussie du télétravail ». Par ailleurs, dans certains secteurs d’activité, des accords de branche peuvent encadrer le télétravail.

Télétravail, de quoi parle-t-on?

 

Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie hors des locaux de l’entreprise. Il peut être régulier, ou occasionnel. Il est basé sur les principes suivants :

  • le salarié doit être volontaire, sauf télétravail imposé en cas de circonstances exceptionnelles (ex. : pandémie comme pendant la crise sanitaire) ou de force majeure (ex. : destruction des locaux de travail) de façon à protéger les salariés et assurer la continuité de l’entreprise. ;
  • le travail n’est pas lié à une localisation particulière, de sorte que le salarié peut l’exercer au domicile, mais aussi, dans d’autres lieux dits « tiers » (ex. : bureaux en coworking) ;
  • le salarié peut devenir « télétravailleur » soit dès l’embauche, soit ultérieurement.

 

Comment le mettre en place?

 

Le télétravail peut être instauré collectivement par le biais d’un accord collectif ou, à défaut, par une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE), s’il existe.

Autre option : vous mettre directement d’accord avec le salarié à l’embauche ou ensuite par avenant à son contrat de travail, ou même en formalisant votre accord commun par tout moyen (ex. : échange de mails). Vous y informez le salarié sur le fonctionnement du télétravail (notamment les équipements, leurs coûts, les assurances, les règles de prise en charge des frais professionnels, les modalités d’articulation entre le présentiel et le distanciel).

Accord collectif

 

Il s’agit d’un accord collectif « classique », négocié selon les modalités habituelles. En dessous de 11 salariés, vous pouvez élaborer vous-même un projet d’accord, puis le soumettre à vos salariés (« accord-référendum »), qui doivent l’approuver à la majorité des deux tiers. Par exception, si votre entreprise de 11 à 20 salariés n’a pas de CSE, vous pouvez aussi recourir à ce mécanisme.
Veillez à déposer l’accord sur la plateforme Téléaccords.

Charte

 

S’il n’existe pas de délégué syndical (DS) dans votre entreprise (ou s’il y en a mais que la négociation préalable à laquelle vous étiez astreint n’a pas abouti), vous pouvez envisager l’élaboration d’une charte (après avis du CSE, s’il existe). En principe, le contrat de travail du salarié qui passerait en télétravail n’est alors pas modifié. Inutile d’établir un avenant. Toutefois, sachez que le salarié peut refuser le télétravail même s’il occupe un poste éligible au sens de la charte.

Contenu de l’accord ou de la charte

 

L’accord collectif ou la charte doit prévoir a minima :

  • les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution ;
  • les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
  • les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
  • les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
  • les modalités d’accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

 

 

Fixer la durée du travail

 

La durée du travail du salarié est identique qu’il soit sur site ou en télétravail : durée maximale quotidienne, durées maximales hebdomadaires, temps de repos, etc. Le salarié étant à distance, l’enjeu se situe dans la question du contrôle du temps de travail et de la régulation de la charge de travail. C’est l’accord collectif ou la charte qui en précise les modalités et qui détermine les plages horaires durant lesquelles vous pouvez contacter le télétravailleur. En l’absence d’accord collectif ou de charte, c’est vous qui fixez ces plages avec le salarié, en cohérence avec les horaires de travail pratiqués dans l’entreprise.

Le code du travail instaure un « droit à la déconnexion ». À vous de veiller à ce que le salarié prenne ses temps de repos, malgré la possibilité technique de travailler à distance (ex. : e-mails le week-end, la nuit via des outils professionnels ou personnels). Dans ce but, vous pouvez par exemple :
  • donner des consignes pour ne pas répondre aux e-mails ou à des appels sur le téléphone portable ;
  • instaurer des dispositifs de mise en veille des serveurs informatiques en dehors des heures de travail ;
  • activer des messageries d’absence et de réorientation.

 

Gérer la question des frais professionnels

 

Le salarié en télétravail doit disposer du matériel nécessaire : principalement, outils informatiques et accès Internet. Le salarié télétravaillant généralement chez lui, les frais professionnels peuvent être ceux liés au domicile (installation de prises téléphoniques), frais de mobilier, et surtout frais liés au matériel informatique (ex. : ordinateur, imprimante), frais de connexion au réseau téléphonique et de fournitures diverses (ex. : cartouches d’encre).

En matière de frais professionnels, le principe est que les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier. À notre sens, ce principe a aussi vocation à s’appliquer en matière de télétravail.

Les frais de télétravail remboursés peuvent être exonérés de cotisations. Deux méthodes sont possibles :

  • sur justificatifs : vous remboursez le salarié en fonction des frais réels, et justifiés par une facture ;
  • via des allocations forfaitaires : vous bénéficiez alors d’une franchise de cotisations, dans la limite globale de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine. Avantage : vous n’avez pas à justifier de la réalité des dépenses.

La limite d’exonération varie en fonction du nombre de jours télétravaillés sur la semaine : 20 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour 3 jours de télétravail par semaine, etc. Il est aussi possible d’octroyer une allocation journalière pour chaque jour de télétravail, la limite d’exonération étant alors fixée à 2,50 € par jour, dans la limite de 55 € par mois. Si le montant de l’allocation forfaitaire dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales reste admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Zoom sur la santé et la sécurité

 

Comme pour tout autre salarié, vous devez assurer la santé et la sécurité du télétravailleur. Conséquence de cette obligation, cela implique, en premier lieu, de vous assurer de la conformité du lieu où il travaille, et notamment de ses installations électriques.

Il est aussi important de faire preuve de vigilance sur la santé mentale. Sentiment d’isolement, conciliation difficile de l’emploi du temps professionnel avec la vie de famille, hyper-connexion… Les risques psychosociaux (RPS) liés au télétravail demandent une vigilance spécifique. Sur ces thématiques, le site de l’INRS peut vous aider (« Télétravail, quels risques ? Quelles pistes de prévention ? », www.inrs.fr).

En outre, le télétravailleur doit bénéficier des examens médicaux classiques (lors de l’embauche, périodiques, et au retour de certaines absences).

A noter également qu’un accident sur le lieu et au temps du télétravail est présumé être un accident de travail. Concrètement, le domicile ou le tiers lieu (ex. : espace de coworking) où le télétravail s’exerce est assimilé aux locaux de l’entreprise.

Source : Revue VotrExpert 

 

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